Según Calso Morales, N. y Pardo Álvarez, J. M. (2018), un sistema integrado de gestión es: ''un conjunto de elementos interrelacionados que nos permiten desarrollar nuestro negocio'' (p. 19). Por otro lado los elementos principales que componen el sistema integrado de gestión son: los procesos, productos y servicios, clientes y otras partes interesadas, recursos (humanos, de infraestructura, materiales, capital y conocimiento), la estructura organizativa, los documentos y las directrices generales de funcionamiento; siendo el central los procesos para la configuración y establecimiento del mismo en las organizaciones.
Figura 1. Representación de la pirámide documental de un sistema de gestión
Nota: La figura muestra la representación de los documentos que la organización debe disponer para la ejecución de sus actividades de acuerdo al sistema de gestión. Fuente: Calso Morales, N. y Pardo Álvarez, J. M. (2018).
Para la implementación del sistema integrado de gestión es necesario comprender las normas que garantizan el cumplimiento de los requisitos en relación con la calidad, gestión ambiental y de seguridad y salud en el trabajo en las organizaciones, entre las cuales se estipulan: la norma ISO 9001 (Sistema de gestión de la calidad), la ISO 14001 (Sistema de gestión ambiental) y la ISO 45001 (Sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo).
Norma técnica Colombiana- ISO 45001 de 2018
Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo - Requisitos con orientación para su uso
El Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo permite a la organización: "Proporcionar lugares de trabajos seguros y saludables, prevenir lesiones y deterioro de la salud, relacionados con el trabajo y mejorar continuamente su desempeño de la SST" (NORMA INTERNACIONAL ISO 45001, 2018, p. 7).
Gracias a la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y salud en el trabajo la organización detecta y genera estrategias para la prevención, protección, mitigación, control o eliminación de peligros y riesgos, favoreciendo el cumplimiento de requisitos legales entre otros por la organización. Sin embargo, el logro, eficacia, capacidad y mantenimiento de los resultados previstos implica la participación, liderazgo y compromiso de la alta dirección y de cada uno de los niveles de la empresa.
Por lo tanto es necesario establecer roles y responsabilidades, una cultura relacionada con el SST, canales de comunicación, asignación de recursos, políticas de SST alineadas con la dirección estratégica y objetivos de la organización, procesos eficaces para identificar peligros y riesgos mediante el aprovechamiento de las oportunidades, la evaluación y el seguimiento continuo del Sistema de Gestión de SST.
En relación con el ciclo planificar, Hacer, Verificar y Actuar en las organizaciones se debe ejecutar un proceso para el logro de la mejora continua, aplicado al Sistema de Gestión de SST, estas fases se desarrollan mediante la planificación de objetivos, políticas, determinación y evaluación de riesgos y oportunidades relacionadas con la SST; la implementación de procesos planificados en el hacer; Verificar mediante el seguimiento y medición de actividades y procesos con respecto al cumplimiento de la política y los objetivos de la SST, y por último actuar determinando acciones para mejora continua en el desempeño de la SST y el logro de resultados previstos
Figura 2. Ciclo PHVA- en relación con la ISO 45001 del 2018
Nota: La figura muestra la relación del ciclo PHVA y la norma 45001
De acuerdo a lo anterior la organización debe comprender y determinar cuestiones externas e internas que afecten el logro de los resultados previstos para el Sistema de Gestión de SST (Comprensión y contexto de: la organización, los intereses, expectativas y necesidades de las partes interesadas y de los colaboradores, determinar el alcance del Sistema de Gestión de SST al establecer, mantener y mejorar de forma continua los procesos de acuerdo a los requisitos).
De modo que debe generarse una participación activa de los trabajadores y de la alta dirección que demuestre liderazgo y compromiso frente a las responsabilidades, establecimiento de políticas y objetivos alineados con la dirección estratégica de la organización, asegurando el cumplimiento del Sistema de Gestión de SST en los procesos de la organización de forma eficaz y conforme a los requisitos legales y a su vez proteja a los trabajadores de incidentes, peligros y riesgos, con el aprovechamiento de las oportunidades y la mejora continua.
Tabla 1. Requisitos para la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
Nota: esta tabla muestra los requisitos para la implementación del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo de acuerdo a la norma internacional ISO 45001
Norma técnica Colombiana- ISO 9001 del 2015
Sistema de Gestión de la Calidad - Requisitos
Objetivo:
De acuerdo a esta normativa se define que ayuda a las organizaciones a: ''Mejorar su desempeño global y proporcionar una base sólida para las iniciativas de desarrollo sostenible'' (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015, p. 7)
Todo esto para:
Brindar productos o servicios, mediante la aplicación estandarizada de procesos que mejoren los sistemas garantizando la satisfacción del cliente, los requisitos y reglamentos que apliquen a la organización.
Beneficios
Proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables
Facilitar oportunidades de aumentar la satisfacción del cliente
Abordar los riesgos y oportunidades asociadas con su contexto y objetivos
Demostrar la conformidad con requisitos del sistema de gestión de la calidad especificados (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015, p. 7)
Principios:
— Enfoque al cliente — liderazgo — compromiso de las personas — enfoque a procesos — mejora — toma de decisiones basada en la evidencia — gestión de las relaciones.
Enfoque
Figura 3. Ciclo PHVA- en relación con la ISO 9001
Nota: La figura muestra la relación entre la normativa de gestión de la calidad y el ciclo PHVA. Fuente: (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015)
La normativa busca una gestión sistemática, estratégica y de calidad por lo que se basa en el ciclo PHVA para:
- Comprender y cumplir los requisitos coherentemente
- Considerar el valor agregado en los procesos
- Lograr un desempeño eficaz en los procesos
- Mejorar los procesos a través de la evaluación de los datos y la información (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015).
P: Fase en la que se establecen los recursos y objetivos que satisfagan al cliente y políticas de la organización, abordando e identificando riesgos y oportunidades
H: Fase de implementación de lo planeado
V: Fase de seguimiento medición y realización de informes sobre políticas, objetivos, requisitos, actividades y resultados.
A: Fase de establecer e implementar acciones de mejora
Figura 4. Representación esquemática de los elementos de un proceso
Nota: La figura muestra la representación esquemática de cualquier proceso y muestra la
interacción de sus elementos. Fuente: (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015)
Se basa en el pensamiento basado en riesgos: donde se abordan los riesgos y se aprovechan las oportunidades. Esto a su vez va acompañado de una interacción con el ciclo PHVA y otras normativas, la ISO 9000 (provee definiciones para la comprensión e implementación de sistemas de gestión de la calidad) y la ISO 9004 (orienta en parámetros de calidad en la gestión para el éxito sostenido de una organización)
Para su implementación se tiene en cuenta: El contexto de la organización, el cual a su vez comprende (Conocimiento de la organización y su contexto: cuestiones externas e internas, comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas: Requisitos pertinentes y posterior seguimiento y revisión, determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad: Considerar cuestiones externas e internas, requisitos de las partes interesadas, productos y servicios de la organización, Sistema de la calidad y sus procesos: requiere determinar entradas requeridas y salidas esperadas de los procesos, secuencia e interacción, seguimiento, mediciones e indicadores del desempeño, recursos necesarios, responsables y autoridades, riesgos y oportunidades e implementación de mejora continua de los procesos). (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015).
Lo cual requiere liderazgo y compromiso por la alta dirección al asumir las responsabilidades frente a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, estableciendo la política y los objetivos de calidad compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización, para el cumplimiento de los requisitos en los procesos, el enfoque de los requisitos del cliente-legales-reglamentarios aplicables y del pensamiento basados en riesgos, asignando los recursos necesarios, promoviendo la comunicación de la gestión de la calidad y asegurando el logro de los resultados previstos, por lo que debe dirigir y apoyar a las personas encargadas y promover la mejora continua (NORMA INTERNACIONAL ISO 9001, 2015).
Como anteriormente se ha expuesto, la norma internacional ISO 9001 del 2015, requiere de una implementación de unas fases que constituyen un ciclo de calidad, como primer medida se deben planificar las acciones para abordar riesgos y oportunidades mediante la identificación de riesgos y la consideración de cuestiones internas y externas de la organización que le permitan la implementación de acciones en los procesos del sistema de gestión de la calidad y la evaluación de su eficacia; los objetivos de calidad en coherencia con la política que permitan realizar un seguimiento, y los cambios necesarios detectados en relación con el propósito, disponibilidad de los recursos y la asignación de autoridades y responsabilidades.
Como se puede evidenciar asumir la implementación de estas fases implica el apoyo de varias partes interesadas, y por ende la asignación de recursos (humanos, de infraestructura, ambiente, seguimiento y medición) necesarios para su establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua; asegurando la trazabilidad de las mediciones con patrones internacionales o nacionales, conociendo los aspectos necesarios para la operación de los procesos de la organización, el cumplimiento de las competencias requeridas por el personal responsable, la promoción de la toma de conciencia frente a la política y objetivos de calidad, contribución en la eficacia y beneficios de mejorar el desempeño, y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos; por lo que se requiere incluir canales de comunicación internos y externos pertinentes, y determinar la creación y actualización de la información documentada necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
Durante la operación del Sistema de Gestión de la Calidad es necesario retomar la planificación y control operacional, con el fin de controlar y revisar los cambios en la planificación, las consecuencias y tomar acciones que mitiguen efectos adversos relacionados; Adicionalmente asegurar que los procesos externos estén controlados, la efectividad de los medios de comunicación con el cliente, el cumplimiento de los productos y servicios (relacionados con las actividades de entrega, requisitos legales y reglamentarios, requisitos del contrato o pedido previos y la aceptación del cliente posteriormente), los cambios en los requisitos para los productos y servicios, diseño y desarrollo de los productos y servicios, planificación del diseño y desarrollo con las respectivas entradas necesarias, actividades de control (para verificación, validación y resolución de problemas), y posteriormente asegurar las salidas del diseño y desarrollo con el respectivo seguimiento y medición de los criterios de aceptación, considerar los cambios de diseño y desarrollo que mitiguen impactos adversos en relación con la conformidad de los requisitos, plantear criterios de evaluación, selección y seguimiento del desempeño de los proveedores.
Con lo anterior se realiza un control de los procesos, productos y servicios externos verificando los servicios provistos por proveedores externos a la organización, su capacidad y competencia para la producción y provisión del servicio o producto según aplique, la disponibilidad de los recursos, infraestructura, capacidad y competencia del personal requerido y la calidad del resultado final, ejerciendo un control en la trazabilidad.
Siendo el principal objetivo, la satisfacción del cliente se deben determinar actividades posteriores a la entrega de los productos o prestación de los servicios, como son el alcance de: requisitos legales y reglamentarios, consecuencias no deseadas secundarias a la naturaleza, uso y vida útil prevista de los servicios y productos, los requisitos y retroalimentación del cliente que generen acciones necesarias para ejercer control de los cambios requeridos para la conformidad del cliente y de la liberación de los productos y servicios.
Por consiguiente es necesario realizar una evaluación del desempeño a través del seguimiento, medición, análisis y evaluación de la eficacia del sistema de Gestión de la Calidad, que garanticen un alto cumplimiento del grado de satisfacción del cliente mediante el cubrimiento de sus necesidades y expectativas, lo que requiere un análisis y evaluación de los datos recolectados en el seguimiento y la medición correspondiente a la conformidad de los productos y servicios, el grado de satisfacción del cliente, desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad, lo planificado, las acciones para abordar los riesgos y oportunidades, desempeño de los proveedores externos y acciones de mejora.
Finalmente, la organización debe ejecutar auditorias internas en intervalos planificados (estableciendo criterios, alcance, responsables, objetividad, imparcialidad, resultados y acciones correctivas) que proporcionen información referente a la conformidad de los requisitos de la organización correspondientes al sistema de Gestión de la Calidad y la normatividad internacional, necesarios para la revisión por la alta dirección que aseguren la conveniencia, adecuación, eficacia y alineación con la dirección estratégica de la organización, o la determinación y selección de oportunidades de mejora de los productos y servicios, del desempeño y la eficacia del sistema de Gestión de la Calidad.
Por otro lado, la no conformidad con relación a productos y servicios que no cumplan con los requisitos del cliente, deben ser evaluadas para eliminar las causas y evitar a futuro no conformidades similares potenciales, implementando acciones correctivas que favorezcan la mejora continua.
Norma técnica Colombiana- ISO 14001
Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación para su uso
El propósito de esta norma es: "proporcionar a las organizaciones un marco de
referencia para proteger el medio ambiente y responder a las condiciones ambientales
cambiantes, en equilibrio con las necesidades socioeconómicas" (Norma técnica Colombiana- ISO 1400, 2015, p. 1)
Su enfoque busca contribuir al desarrollo sostenible con la protección del medio ambiente, mediante acciones de prevención o mitigación de impactos y efectos adversos, cumplimiento de los requisitos legales, mejora del desempeño ambiental, control en la disposición de los recursos ambientales para el diseño, fabricación, distribución y consumo, que favorezcan a nivel financiero y operacional la posición de la organización en el mercado.
En relación con el modelo PHVA, es necesario:
P: Determinar los objetivos y procesos ambientales de acuerdo a la política ambiental de la organización.
H: Implementar los procesos planificados
V: Realizar seguimiento y medición de los procesos relacionados con la política y objetivos ambientales, y criterios operacionales.
A: Efectuar acciones para la mejora continua
Figura 5. Relación entre el modelo PHVA y el marco de referencia de la norma internacional 14001 del 2015
Nota: La figura muestra la relación entre el modelo PHVA y el marco de referencia de la norma internacional 14001 del 2015
Entre sus resultados se prevé: mejorar el desempeño ambiental, dar cumplimiento a los requisitos legales y lograr los objetivos ambientales de forma estandarizada, que garanticen la mejora sistemática de la gestión ambiental.
Para esto es necesario comprender el contexto de la organización, las necesidades y expectativas de las partes interesadas (que se terminan convirtiendo entre otros en requisitos legales), determinar el alcance del Sistema de Gestión Ambiental, demostrar el liderazgo de la alta dirección y su compromiso en la eficacia del Sistema de Gestión Ambiental mediante el establecimiento de políticas y objetivos alineados con la dirección estratégica, asegurando los recursos y comunicación necesarios para el logro de los resultados previstos, y la promoción de la mejora continua.
Mas ampliamente para la fase de planificacion se requiere: establecer, implementar y mantener procesos que permitan cumplir los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental, determinar los riesgos y oportunidades relacionados con aspectos ambientales (incluyendo desarrollos, actividades, productos y servicios nuevos o modificados, condiciones anormales o situaciones de emergencia previsibles), reducir o mitigar los efectos no deseados por condiciones ambientales externas que afecten a la organización, determinar situaciones de emergencia potenciales que generen impacto ambiental y por último identificar riesgos y oportunidades.
Para el cumplimiento de los aspectos relacionados con la planificacion se requiere del apoyo y asignación de recursos por parte de la organización en relación con el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental. Igualmente se deben determinar las competencias de los responsables del desempeño ambiental y cumplimiento de los requisitos legales, promover la toma de conciencia frente al cumplimiento de la política ambiental, beneficios en la mejora del desempeño ambiental y las implicaciones del incumplimiento de los requisitos legales. Por lo cual es necesario establecer medios de comunicación, internos y externos que aseguren la coherencia y fiabilidad de la información ambiental pertinente al Sistema de Gestión Ambiental.
En relación con la operación se deben poner en práctica procesos para la satisfacción de los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental, implementar acciones de control en los procesos acordes a los criterios establecidos que mitiguen efectos adversos e impactos ambientales potenciales asociados al transporte, entrega, uso, tratamiento, vida útil y disposición final de productos y servicios; Prepararse para responder a situaciones potenciales de emergencia con acciones planificadas que permitan prevenir o mitigar la magnitud de los impactos ambientales adversos provocados.
Adicionalmente garantizar la evaluación del desempeño, seguimiento, medición, análisis y evaluación ambiental (Determinando la frecuencia de evaluación, acciones y estado de cumplimiento) mediante métodos que permitan la trazabilidad de los resultados, y conservar información documentada como evidencia de los resultados de cada uno de los procesos antes mencionados.
Para dar cumplimiento al Sistema de Gestión Ambiental como lo establece la norma técnica Colombiana- ISO 1400 del 2015, se deben llevar a cabo auditorias internas planificadas que aseguren la objetividad e imparcialidad de la evidencia frente a la implementación del mismo. Igualmente se requiere la revisión por la dirección en lo concerniente a las cuestiones externas e internas implicadas con el Sistema de Gestión Ambiental, las necesidades y expectativas de las partes interesadas, aspectos ambientales significativos, riesgos y oportunidades, grado de cumplimiento de los objetivos ambientales y la información sobre el desempeño ambiental (No conformidades y acciones correctivas, resultados de seguimiento y medición, cumplimiento de los requisitos legales entre otros, y resultado de las auditorias) (p. 17 - 18), para decidir las acciones necesarias que mejoren la integración del Sistema de Gestión Ambiental a los procesos y a la dirección estratégica de la organización.
Con respecto a la mejora continua se deben tener en cuenta las no conformidades para la toma de control y corrección mediante acciones que mitiguen los impactos ambientales adversos, determinar las causas de la no conformidad y prevenir las no conformidades potenciales.
Bibliografía
- Calso Morales, N. y Pardo Álvarez, J. M. (2018). Guía práctica para la integración de sistemas de gestión. ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001. AENOR - Asociación Española de Normalización y Certificación. Recuperado de https://elibro.net/es/lc/biblioibero/titulos/53626
- Norma internacional - ISO 9001 del 2015. Página 7 - 33 (Ginebra, Suiza, traducción oficial en español). Recuperado el: 5 de octubre del 2021, de: http://sigug.uniguajira.edu.co:8080/sigug/pdf/ISO%209001%202008.pdf
- Norma internacional - ISO 45001 del 2018. Página 7 - 28. Primera edición 2018 - 03 (Ginebra, Suiza, traducción oficial en español). Recuperado el: 5 de octubre del 2021, de: https://ergosourcing.com.co/wp-content/uploads/2018/05/iso-45001-norma-Internacional.pdf
- Norma técnica Colombiana- ISO 1400 del 2015. Página 1-19. Segunda actualización (Bogotá, Colombia). Recuperado el: 5 de octubre del 2021, de: https://informacion.unad.edu.co/images/control_interno/NTC_ISO_14001_2015.pdf
